Comunicado - Regra para Envio de E-mails de Cobrança
Objetivo
Orientar a regra usada pelo sistema durante o processamento em lote para evitar falhas no envio automático de notas fiscais por e-mail.
Como o sistema identifica o e-mail de cobrança
Ao gerar uma Ficha de Locação, o sistema preenche automaticamente o campo Complemento -> E-mail de Cobrança utilizando as informações do Cadastro do Cliente.
Critérios obrigatórios no cadastro do cliente
- Contato cadastradoDeve existir um contato cadastrado na aba Contato do cliente.
- Tipo de ContatoO contato deve estar marcado como Financeiro.
- NF/BoletoNo campo NF/Boleto, deve estar selecionada a opção E-mail.
- Campo E-mailO campo E-mail deve estar preenchido com um endereço válido.
Regras de envio
Importante
Se a Ficha de Locação for criada quando o cadastro do cliente estiver incompleto ou incorreto, o campo E-mail de Cobrança ficará em branco.
Caso esse campo esteja em branco no momento da geração da nota fiscal, a nota não será enviada por e-mail.
Se o cadastro do cliente for corrigido posteriormente, isso não atualiza automaticamente o campo E-mail de Cobrança da ficha já existente.
Atualizar o campo E-mail de Cobrança após a geração da nota não fará com que a nota seja enviada automaticamente.
Como proceder quando o e-mail estiver incorreto ou em branco
Caso seja necessário alterar o e-mail de cobrança após a geração da nota fiscal, siga o procedimento abaixo.
- Estornar a geração da notaRealize o estorno da nota gerada anteriormente.
- Conferir a Ficha de LocaçãoConfirme que o campo E-mail de Cobrança está preenchido corretamente na Ficha de Locação.
- Gerar a nota novamenteGere a nota fiscal novamente para que o envio seja processado.
Checklist Final
| Item | Conferência | Status esperado |
|---|---|---|
| 1 | Contato financeiro cadastrado | Financeiro marcado |
| 2 | NF/Boleto | E-mail selecionado |
| 3 | E-mail de Cobrança na Ficha de Locação | Preenchido corretamente |
| 4 | Nota fiscal com e-mail corrigido | Estornada e gerada novamente |
Recomendação
Seguindo essas orientações, o envio automático das notas fiscais por e-mail ocorrerá normalmente durante o processamento em lote.